現如今對于企業用戶來說,文件掃描可以說是日常操作。随着文檔數量和數據的增多,傳統的人工處理文檔的方式不僅僅效率低下,同時還會造成文檔的丢失,影響企業的辦公效率。爲了解決這一棘手的文檔管理難題,企業用戶急需找到合适的解決方案。
東芝順應企業客戶實現各種輕量級辦公應用的需求,爲用戶帶來了掃描工作流解決方案和内嵌應用商店 EAS,可以滿足企業用戶的文檔處理需求,并實現更加智能化的文檔流程,從而提升企業的辦公效率。
更智能高效、多兼容的工作流
在現今的商業環境中,企業都有大量的紙質文檔需要被整合至現有的 OA 文檔管理系統中。
爲了能夠給用戶帶來更爲方便的使用體驗,東芝掃描工作流解決方案是一款針對合同文檔、物流單據、發票憑證等紙質文檔進行數字化,并對文檔中重要數據或關鍵信息等進行提取處理轉化傳送的解決方案,結合東芝複合機,實現一鍵掃描和 OCR 轉化,有效提升用戶的文檔處理效率。
多樣化的信息提取方式可以從複合機或者網絡文件夾中獲取,而文檔的處理則是包括了格式轉換、文檔分割、添加注釋、OMR 光标識别、圖片處理、OCR 文字識别、自動分發、存儲等功能,爲用戶帶來了便捷。最後則是傳送步驟,不僅能夠将文件自動傳輸至指定文件夾中,還爲用戶提供了雲空間、第三方文檔系統對接等多種文檔保存方式,讓文件的輸出更加自由。
對于企業中的财務部門來說,每月都需要将員工提交上來的發票信息提取出來進行彙總,最終制作成總表。但不得不說信息中的名稱和金額往往都需要進行手動錄入,稍有差錯就會給企業帶來不必要的損失。而東芝掃描工作流解決方案可以實現 OCR 識别,從紙質文檔提取固定的數據信息,最終根據預設好的系統參數自動生成完整的表格并進行存儲至指定目錄。不僅節省了企業的人力與時間,同時讓企業的财務報賬變得更爲規範。
而物流企業在使用掃描工作流解決方案掃描紙質物流單時,可進行條形碼自動識别,将單據保存爲電子文檔并依據條形碼重命名文檔,便于存儲和查詢。另外,解決方案能夠與主流管理系統進行集成整合并可識别多達 190 種語言。
内嵌應用商店 EAS 助力高效辦公
随着企業數智化的快速發展,IT 管理者和辦公用戶對于辦公設備硬件和軟件在系統整合方面的要求也越來越高,作爲電子文檔和紙質文件交彙點的東芝複合機,也扮演了更加智能化的角色。
爲了助力企業用戶高效辦公,東芝泰格推出内嵌應用商店 EAS,它可實現各種内嵌程序的一站式部署和維護。用戶通過安裝在設備上的内嵌應用商店程序,直接浏覽、下載安裝或升級由東芝泰格在雲端維護的各類上架應用,有效提升複合機應用程序的管理效率。
在企業的日常辦公中,證件複印或掃描是很多用戶經常用到的功能,尤其是正反面合并複印功能,對于圖像的位置和傾斜度有着較高的要求。東芝證件掃描複印應用,提供簡易、可見的操作體驗,用戶可以直觀地看到掃描的正反面圖像是否符合要求并作出調整,力求達到滿意的複印或者掃描效果,從而避免盲掃産生的紙張浪費。
而對于企事業單位來說,坐席卡打印是都會遇到的工作内容,傳統的方式需要工作人員使用辦公軟件排版和制作多頁文件進行打印,效率不佳且容易出錯。東芝坐席卡打印程序内置标準模闆,用戶隻需要使用電子表格将人員名單編輯輸入,程序會自動将坐席卡打印輸出,輸出的文件自帶折疊線,方便工作人員折疊擺放,大幅度提升了辦公效率的同時降低了人員成本。
個人電子設備在辦公場所的使用已經廣泛普及,在安裝有雲盤掃描打印應用程序的東芝複合機上,用戶可以使用手機 APP 掃碼直接登錄雲盤賬号,将紙質文件直接掃描到雲盤保存,也可以直接浏覽和打印輸出雲盤上的文件,無需電腦登錄和中轉,方便快捷,縮短了人員處理的時間。
東芝泰格以智慧高效的辦公設備軟硬件及系統平台,融合雲計算、大數據分析和 IOT 等技術,提供包括輕量級應用的内嵌應用商店,以及企業級文印管理方案、文檔工作流方案、智慧辦公空間方案、行業化應用方案等,持續爲企業數智化提供有力支持。
綜合來看,東芝的掃描工作流解決方案和内嵌應用商店 EAS 爲企業用戶帶來了更高效和更智能的解決方案。通過用戶業務流程的獨特性來量身定制工作流,徹底打破了企業内容數據交互的壁壘,從而提升企業的效率。