作者：威廉 · 安肯三世
來源：領教工坊（ID：ClecChina）
盡管管理者在任何組織裏都隻占很小的比例，卻攸關組織未來的前途。他們掌控時間的方式和那些非管理者對于時間管理的考慮大不相同——後者的貢獻主要來自于時間與努力。
相對而言，管理者的貢獻來自于他們的判斷力與影響力，時間管理是讓他們的判斷命中率達到百分之百，讓所運用的影響力發揮最大功效的一種策略。
管理者必須借着巧妙運用時間管理的内容與時機，盡可能增加自己的可支配時間。
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管理者的時間管理
管理者的時間管理包括下列 4 大要素（但不局限于此）：
1、老闆占用的時間
用來完成老闆所要求的工作。在未考慮會直接與立即實施的懲罰之前，管理者不能等閑視之。
2、組織占用的時間
這些時間是用來處理管理者尋求平級支援時，對方所提出的要求。雖然不至于遭到直接與立即的懲罰，但也不能輕易忽略這些要求。
3、自己占用的時間
這些時間是用來完成管理者原本要做或同意去做的事情。這類時間中有相當大的比例會被下屬占用，因此又稱爲 " 下屬占用的時間 "。剩下的時間才屬于自己，也稱爲 " 可支配時間 "。
管理者如果無法有效地運用這些時間，便會受到微妙而嚴厲的非行政處罰，包括找不到下屬、自己的時間不夠用以及沒時間與家人相處等。
4、外界占用的時間
這些時間是用來滿足顧客、投資者、供應商、政府機構與社會團體需求之用。如果忽略他們的要求，他們也可能忽略我們的要求——無論是哪一種情況，我們也可以關門大吉了。
爲了掌握時間管理與集中可支配時間，管理者必須掌控好工作的時機與内容。如何恰當地運用自己的時間便成了需要考慮的最主要因素。
管理者的策略在于增加自己的時間，通常是借由縮小或盡快解決下屬占用的時間比例，亦即消除 " 往上指派的工作 "（upward delegation），這樣他們就可以運用額外的時間，妥善處理老闆與組織交付的任務。
然而，大多數管理者的許多時間被下屬占用的時間浪費掉了，對此他們甚至還懵懂不知。我們将以 " 背上的猴子 " 爲比喻，檢視下屬占用時間的發生原因，以及管理者的應對之道。
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誰背上有猴子
" 猴子 " 就是雙方談話結束後的下一個行動步驟。猴子不是問題、項目、計劃或機會，猴子隻是解決問題、進行項目計劃或是投入機會的下一個行動步驟、下一個措施。
如果我要求你和會計部門談談，那是一項任務。如果我要求你寫一封信，那也是一項任務。如果我要你打電話，這也是任務。
何以如此？因爲它們都能在某個時間與地點完成。因此，這些事務與我所定義的 " 猴子 "，亦即 " 下一個步驟 " 都可以互相對應。
情境 1
正當你沿着走廊走過去，走廊另一端迎面而來的是你的下屬喬治。當你們兩個人在走廊上打照面時，他對你說：" 早安，領導！對了，我們這裏有些問題！"
這句話讓你就站在走廊上聽喬治将問題的來龍去脈說了一遍。接着，30 分鍾之後，你對他說：" 我會重新想一遍，再告訴你要怎麽做。" 他回答說：" 那樣也好。"
現在，當你離開公司時，誰有他背上的那隻猴子？你。因爲猴子成功地從下屬背上跳到你的背部，接受這隻猴子的同時，你讓喬治把你變成他的下屬，因爲你做了兩件下屬要幫主管做的事情：第一，你從他身上接下任務；第二，你答應給他進度報告。
你扮演解決問題者的角色。喬治扮演了監督者的角色。這種監督形式是一種逆向的管理，猶如金字塔被倒轉過來，由下屬來監督管理者。
情境 2
我們再一次假設，現在我和另一位同事瓦萊麗開會，我答應對她拟定的那份公關提案盡可能給予所需的支援。我給她的臨别贈言是：" 讓我知道，我可以幫上什麽忙。"
又來了，猴子原本在她的背上。究竟會在她背上待多久呢？瓦萊麗知道她無法知道，除非她的提案獲得我的同意。
根據她的經驗，她也了解她的提案可能躺在我的公文包裏好幾個星期，直到我再度看到它。誰背上有這隻猴子？誰在督導誰？原地打轉和遭遇瓶頸的情節又再度出現了。
每一隻猴子都會有兩邊的人馬介入：一方負責解決，另一方負責監督。重要的争議在于，由誰展開下一步？展開下一個步驟的人就有猴子。
往上蹿升的猴子 " 足以說明下屬占用的時間，并且會啃噬你大部分的可支配時間。下屬占用的時間由猴子成功地從下屬的背上跳到主管背上的那一刻開始，除非猴子能回到照顧喂養它的正确的飼養人身上，否則下屬将永遠占用你的時間。
每個人的可支配時間有限，通常管理者的可支配時間大多被下屬占用，他用這些時間幫下屬解決疑難問題，想出事情給他們做。
隻有能控制下屬占用自己時間的管理者，才能夠增加自己的可支配時間，讓自己能夠處理需要優先辦理的工作或私人事務。
如果管理者無法減少被下屬占用的時間，就會出現：" 爲什麽管理者沒時間，下屬沒事做？" 這個大問題。
3
做專業的猴子管理者
再來演繹喬治在走廊上所發生的情況。喬治和我在走廊上相遇時，猴子試着從喬治背上跑掉。喬治跟我說：" 嗨，安肯！我們有問題。"
我們就在走廊上花了 30 分鍾讨論這個議題，之後，我說：" 喬治，我不知道時間過得這麽快，但我有事要辦。我們對這件事情隻是略知一二罷了，還需要進一步的考慮。"
在此情況下，" 進一步考慮 " 這隻猴子還很模糊、很不具體！
" 喬治，要對這件事情進一步考慮的人隻有你和我。現在，既然我是上司，你就要負責把事情做進一步的考慮。因此，下午四點半，到我辦公室來一趟，提出可行的進一步想法。"
現在猴子在哪裏？在喬治的背上。誰扮演解決問題者？喬治。我扮演怎樣的角色？監督者。
下午兩點鍾左右，我探頭進喬治的辦公室說：" 嗨，喬治！你的猴子現在處理得如何？" 這句話是爲了弄清誰才是管理者而說的，以防他忘記。
下午四點半，如果他沒出現在我的辦公室，我們稱此情形爲 " 不服從 "。身爲管理者的你，對這個遊戲已經漸入佳境。
千萬記住 " 猴子 " 的定義：兩人談話結束時的下一個步驟。所以，無論問題是什麽，下屬永遠是承接下一個步驟的那一方。這一點相當重要，原因有二：
第一，讓下屬自覺地說出 " 我有問題 "，你自然就具備分派任務的能力；
第二，如果他們說 " 我們有問題 "，那麽除非你先解決你所遇到的問題，把問題丢還給他們，否則你将無法分派任務。
如果他們劈頭便說：" 我有問題 "，那麽分派任務就變得更簡單，隻要順其自然，保持現狀即可。
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讓猴子跳回主人背上
現在猴子在誰的身上？喬治。誰有任務在身？喬治。誰要控制工作進度與内容？喬治。但是誰有較多的時間？哈，在下。
這就是專業管理者訓練下屬的方法。但距離喬治成爲他想擔任的真正獨當一面的管理者，他還有一段很長的路要走。但整個旅程即使路途遙遠，也要踏出第一步、下一步，以及采取相關措施和進行猴子管理才行。
如果對喬治而言，猴子管理是一種全新的經驗，那麽，他可能已開始顯現出緊張的症狀。他可能會緊張抽搐、胃脹氣、頭痛欲裂。他相信自己需要有人幫他喂食猴子，也會來找我（他的上司）幫這個忙。
通常，當下屬向上司求救時，他所尋找的不是一個解決方案，而是一個解決問題者。
因此，首先要先了解情況；其次要确定基本規則，當達成共識之後，我就可以幫上忙。所以，我們展開了如下的對話：
我對喬治說：" 我希望自己盡可能幫你的忙。協助你是我的職責。但是爲了協助你，我們必須先達成共識。告訴我，喬治，這是你的問題還是我的問題？"
喬治回答說：" 安肯，就我記憶所及，我們把它界定爲我的問題吧！"
我說：" 好，接下來就是基本規則。"
" 因爲一旦你的問題變成我的問題，那麽，你再也沒有問題可言，而我也無法幫一個沒問題的人去解決問題，但我很想幫助你。在任何約定好的時間裏，你可以要求我幫忙，而我們也可以共同決定，下一個步驟是什麽，以及我們兩人哪一個要執行。"
" 當下一步驟變成是我來執行時，當然這種情況很少，你我兩人必須共同決定，而不是我獨自去做下一步。喬治，你接受這個基本規則嗎？"
他說：" 好。"
我說：" 還有，你何時會展開下一個步驟？"
他說：" 嗯，我下午會找會計部門談談。"
" 你何時要回我辦公室，告訴我你的決定？"
他說：" 明天早上九點。"
喬治站起來，走出我的辦公室。猴子在他的背上，我把時間寫在工作日程上。往後的 24 小時，我隻要等着他就好，他再也不必等我。
我很确定爲何我将面談時間寫在工作日程上。這不是爲了恐吓，隻是要他知道明天約定的确切時間，如果過了這個時間，他沒有出現，或是兩手空空地出現，那麽，他就是一個不服從的下屬。
我必須重申一遍，要求下屬出現，要求他在會議上有工作成果報告，這是相當合理的要求。
" 背上的猴子 " 這個比喻，重點在于将任務從主管背上轉移到下屬的背上，并讓它們乖乖待在那裏。
但在主管可以幫下屬找到任務之前，他們應該先明白，任務在下屬身上。一旦主管扛起任務，下屬就沒有任務在身，而主管也就隻能和自己的可支配時間道别。這時，所有的時間會轉換成下屬占用的時間。
如果那就是下屬占用時間與可支配時間的主要差異，那麽，獲得你需要的一點點可支配時間，應該是一件相當容易的事情。你應該做的事情就是讓猴子留在它應該停留的地方——下屬的背上。
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喂養猴子的 6 大原則
一旦你将猴子交付給某人，你們兩人就必須确定他在處理猴子上享有多少的自由權限，以免讓下屬以爲你對這些猴子深感興趣。
爲了猴子的健康着想，你仍需進一步實施預防對策。劃分清楚照顧猴子的責任，給予下屬明确的行動自由，足以讓猴子存活下來，卻不足以讓猴子茁壯成長。據此，我将仔細描述具體的行動規則，我稱之爲 " 喂養猴子的 6 大規則 "。
規則 1：要麽喂養它們，要麽射殺它們，千萬不要讓它們被活活餓死。
規則 2：隻要你找到需要喂養的猴子，你的下屬就要找出時間喂食它們，但千萬不要過量。
規則 3：按照喂食進度表上的時間和地點喂養猴子是下屬的責任，主管不必再沿途追逐即将餓死的猴子，胡亂地喂食。
規則 4：如果有沖突發生，預定喂食猴子的時間可在任何一方的提議下，做出更改，但不被視爲延誤；事情毫無進展不能作爲重新安排喂食時間的借口。
規則 5：無論何時，應盡可能面對面地喂養猴子，或者使用電話，絕對不要用信件。備忘錄、電子郵件、傳真和報告可以适用于喂食過程，但不能替代面對面的對話。
規則 6：超過好幾頁的備忘錄、電子郵件、傳真和報告應該在一頁的摘要中寫清楚，以便展開即時的對話。
讓我們總結一下，運用安肯猴子管理制度，将會讓下屬有更多成長和擔負責任的機會，而且你應該先以安全有效的任命幫他們鋪路，也要給予自己必要的時間去做自己應該做的事情。
所以，讓猴子跟着你的下屬，千萬不要不明不白地突然去接受猴子。猴子或許很狡猾，它們會在你出其不意時找到門路跳到你身上。
如果你将猴子交付給了某人，務必要排好追蹤的會議時間表。這可以讓你将不期而至的幹預降至最低，掌控每天的行程。這也是管理猴子和确定它們跟好主人的唯一方法。（本文完）
打造高績效團隊
