《更新書堂》· 第 438 篇
内容來源 | 本文摘編自機械工業出版書籍
《結構化彙報》，黃漫宇著
責編 | 金木研
第 8191 篇深度好文：4278 字 | 11 分鍾閱讀
在職場上既要幹得好更要說得好，職場高手善于抓住每一次彙報的機會，在彙報中實現自我才華和工作成果的精彩呈現，獲得領導、同事和客戶的信任，全面提升自己的職場可見度。
實際上，在職場中彙報的機會是無處不在的，比如彙報内容除了工作以外，還可能包括自己或者是産品（方案）；彙報的對象除了領導以外，還有可能是客戶，所以常見的彙報場景往往包括：
應對以上場景，職場高手善于使用結構化彙報的技巧，通過簡潔、清晰和有信服力的表達把信息準确且高效地傳遞給聽衆，讓他們聽明白、記清楚、有認同。
那麽如何才能達到這樣的彙報效果呢？
整體而言，有結構的彙報具備三個特點：共情力、邏輯力、感染力。
一、共情力：善于換位思考
先請你看看小明的彙報經曆。
小明是供職于某個大型集團的工程師，第一次主持一個技術研發項目，在項目進行到 3 個月時，他需要向高層彙報這個項目的進展情況。
爲了做好這次彙報，小明花了大量的時間準備演示文稿和詳細報告，主要内容是介紹這個項目的技術進展。
然而，在彙報過程中，小明發現聽衆對他的彙報一點都不感興趣，這是爲什麽呢？
後來小明才發現自己的問題在于沒有提前考慮到聽衆的需求和背景。
因爲高層并非該領域的技術專家，他們更關心的是項目的商業價值和市場前景，對于技術細節不感興趣，也無法正确理解。
而小明的彙報隻是考慮了自己的工作内容，缺乏換位思考，盡管準備充分，最終還是沒有有效地傳達項目的核心信息并取得預期的結果。
小明的經曆告訴我們：缺乏換位思考的工作彙報就是 " 自嗨 "。
彙報的關鍵在于以對方喜聞樂見的方式将信息傳遞給對方，讓對方聽明白、有認同，這意味着彙報人首先要清楚受衆的偏好和需求。
由此可見，彙報時不是考慮自己要說什麽，而是要琢磨别人想聽什麽，應進行充分的換位思考，站在對方的立場去關心對方的所喜所好、所思所想。
因此，你需要爲你的聽衆畫像，盡可能地了解聽衆的年齡、性别、專業、背景、身份、知識結構，基于這些基本信息才有可能準确判斷他們的偏好、知識面和需求。
1. 偏好
每個人都是獨特的個體，都有不同的背景、身份和性格。
甲之蜜糖可能恰是乙之砒霜，指望一套台詞演完各種戲是不現實的，所以彙報之前要爲你的聽衆做個畫像，既要分析他們的背景、身份和性格，還應預判受衆的立場，判斷他們是你的支持者、反對者還是中立者。不同的立場決定着不同的彙報方法。
2. 知識面
在彙報工作時，爲了保證你所傳遞的信息能夠讓受衆理解，你需要提前分析聽衆的知識水平和專業領域，以便于在彙報時選擇适當的語言，使得信息更易于被理解和接受。
3. 需求
對聽衆的需求進行分析能夠幫助你确定彙報的重點，對方所處的位置不同，他所關注的問題是不一樣的。
比如在做年終工作彙報時，你的直接領導會更加關心你的工作業績和表現；部門負責人更想了解目前你工作中遇到的困難和需要的資源；而 HR 會更加關心你個人成長的情況。
二、邏輯力：善用框架
構建合适的框架組織信息是結構化彙報中的關鍵環節，基于框架進行彙報能夠有條理和系統化地向受衆傳遞信息、數據和分析結果。
框架的來源包括使用成熟的框架，按照現成的框架組織彙報的内容，這樣做的優點在于能夠多快好省地完成任務，而且由于使用的成熟框架也多爲受衆所熟悉，因此他們能夠更容易地理解和記憶彙報的内容。
如果發現沒有現成的框架可用，可以按照以下步驟構建彙報框架：
第一步：明确彙報主題和目的
首先，用一句話總結彙報目的，如果開始的時候覺得一句話說不清楚，可以先寫下來你想到的目的，然後再逐漸提煉到隻有一句話。
其次，用 5WHY 反複追問自己這句話是不是你的根本目的。
舉例：用 5WHY 梳理彙報目的
小明要向上司彙報項目的進展，爲了明确目的，小明用 5WHY 進行了這樣的梳理：
【初始目标】：向上司彙報項目的實際情況。
【追問】：爲什麽要向上司彙報項目的情況？
【回答】因爲上司提出要将項目進度再加快一周，但實際上不可能。
【繼續追問】：爲什麽加快一周不可能？
【答案】因爲上司沒有意識到這個項目中存在的一個重大風險。
【更正目的】讓上司意識到由于某個重大風險的存在，項目進度不可能再加快一周。
第二步：确定彙報内容
首先，根據受衆分析和彙報目的，将想講的内容都列出來，爲了減小深度思考的壓力，防止一開始就忽視了關鍵信息，建議用思維導圖。
其他，将列出的初始内容和彙報的目的相匹配，删除或修改與彙報目的不匹配的信息。
比如小明在前面用 5WHY 梳理彙報目的時，發現彙報目的是 " 由于某個重大風險的存在，項目進度不可能再加快一周 "，考慮到這個結論是負面信息，不是上司願意聽到的，于是小明修改了彙報内容：
領導，我将項目按照加快一周的進度做了個調整，其中遇到了一個風險，目前有兩個做法：（1）投入更多資源來嘗試能否降低這個風險，但把握很低；（2）維持原來的項目進度。
第三步：選擇彙報結構
搭建新框架可供選擇的結構主要包括時間結構、空間結構、2W1H 結構、鍾擺結構或變焦結構（圖 5）。
舉例：五種常見的彙報框架
﹒時間結構：按照過去、現在、未來的結構彙報移動互聯網對于公司經營戰略的影響。
﹒空間結構：分别從産品、價格、渠道和促銷四個層面總結公司新産品的優勢。
﹒2W1H 結構：最近我們部門銷售業績嚴重下滑（what），原因是 A 公司近期推出的同類産品對我們現有産品産生了較大的市場沖擊力（why），因此需要抓緊時間調整現有的營銷方案（how）。
﹒鍾擺結構：關于數字經濟與碳排放的關系目前主要有兩種觀點，一種觀點認爲數字經濟有利于減少碳排放；另一種觀點則認爲，數字經濟增加了碳排放。
我們認爲這兩種觀點究竟哪種正确還要考慮區域經濟發展水平，也就是說數字經濟發展對碳排放的影響存在區域異質性。
﹒變焦結構（由大到小）：作爲全球變暖的重要因素之一，碳排放增加導緻自然災害頻發、糧食産量減少、生态環境失衡等問題，嚴重威脅着人類社會的可持續發展。
中國是最大的發展中國家，面臨着碳減排和低碳産業競争的雙重壓力與挑戰，流通産業是國民經濟發展的基礎性産業和先導性産業，在促進生産、引導消費以及匹配供需等方面發揮着重要的作用，對資源集約和環境保護具有顯著的影響，成爲助力我國實現碳達峰和碳中和目标的重要突破口。
﹒變焦結構（由小到大）：我建議引入 OA 系統以優化文件處理流程，加快審批速度。這是因爲使用這個系統可以解決我們目前面臨的流程審批煩瑣、速度慢、影響業務發展等問題。
當前公司規模迅速擴大，在短短的 5 年内已經由原來的 300 人擴大到了 3000 人，所以亟需引入先進的辦公系統來滿足公司日益增長的業務需求。
三、感染力：用好可視化工具
感染力取決于彙報的形式，再好的内容也需要形式作爲載體。
使用圖表或者形象化的語言可以增強彙報的可視化效果，使彙報具備極強的畫面感，讓人一看就明白、一聽就清楚，這樣的彙報能夠降低聽衆的理解成本。
1.好的圖畫抵一千個字
人的大腦更容易記住形象化的内容，比如當你回想一部精彩的電影時，浮現在腦海中的往往是電影中一幕幕的場景，而不是文字；當你試圖回憶某個東西放到哪裏時，在腦海中回放的也是情景而不是文字。
人類大腦的特點決定了，圖表化的展示更有利于大腦對信息的接受。
具體而言，圖表化的優勢表現在：
第一，圖表所能夠傳遞的信息量更大；
第二，圖表傳遞信息的速度更快、更直觀；
第三，圖表傳遞的信息更具有整體性。
因此，具備專業化的圖形思維和畫圖習慣是做好結構化彙報的基本功。
2. 故事是用來打動人心的溝通工具
古希臘著名哲學家柏拉圖說過：" 誰會講故事，誰就擁有了全世界。" 羅輯思維的羅振宇也說過：" 笨拙的人講道理，而聰明的人會講故事。" 這些都充分說明了講故事的重要性。
會講故事也是一種溝通能力，一個善于講故事的人通常會通過描述細節表達情感，并通過細節的展示引起聽衆的情感共鳴。
舉例：一個好故事的說服力
某地突發水災，此時一個大型的慈善機構開始發起募捐活動，該機構起草了兩封募捐信。
第一封：
水災已經導緻 20 萬人生活受到嚴重影響，其中 10 萬人被迫轉移。受災群衆正面臨糧食短缺、飲用水短缺、帳篷和生活用品短缺等問題……
第二封：
提到了一個小女孩小艾，由于沒有足夠的食物和帳篷，小艾吃完兩塊餅幹後，非常疲憊地趴在爺爺地肩上，眼角的淚珠還在。而直到昨天晚上小艾還睡在半山腰的舊牛棚裏，身上隻蓋着爺爺的一件外套……
如果你看到這兩封信，哪一封信會更打動你，使你更願意捐款呢？毫無疑問，肯定是第二封。
相對于災區的巨大災情，小艾的故事隻是這次災難中的一個細節，但是這個細節卻比整個大背景更具有說服力。
諾貝爾和平獎獲得者特蕾莎修女曾說：" 如果我看到的是人群，我絕不會有行動；如果我看到的是個人，我就會。"
在這裏，所謂群體實際上就是一個比較普遍的現象，是一個故事中的大背景，而個人則是具體的現象，比較貼近生活，因此更容易引起關注，加上細節的刻畫和描述，自然能夠吸引眼球。
因此，好的故事常常注重對細節的把握和挖掘，細節的描述更容易産生代入感，提升說服力。
3. 用道具将信息具象化
用道具是一種将信息進行具象化的表達方式。
比如，2008 年喬布斯介紹蘋果的全新産品 MacBook Air 時，爲了展示該産品超薄和輕巧的特點，他在舞台上拿出一個普通的信封。
他慢慢地打開信封，将 MacBook Air 展示出來，這引起了觀衆們的驚歎和歡呼。
這個簡單而巧妙的道具宣傳了 MacBook Air 無與倫比的輕薄設計，讓觀衆們直觀地感受到了産品的創新和獨特之處。
4. 用打比方實現知識遷移
通過打比方讓聽衆把不熟悉的信息、從未知曉的事物和他們熟悉的思維方式和事物進行聯系，這樣能夠讓他們迅速理解新的、不太熟悉的知識和概念，降低理解成本，實現知識的遷移。
比如你建議想減肥的聽衆在飯前多喝水，于是你告訴他們：研究表明，每頓飯前喝 500 毫升水，一天可以減少攝入 225 大卡的熱量。
這樣說是不能打動聽衆的，因爲大部分聽衆對 225 大卡是沒有概念的。
假如你用打比方的方式告訴聽衆：
225 大卡相當于平常吃的 6 顆生菜，相當于用直徑 10 厘米的碗盛的 1.5 碗大米飯，相當于麥當勞的 3 個雞翅，人需要慢走 9657 步或慢跑 35 分鍾才能消耗掉這些熱量。
通過這樣的打比方，數據概念立馬變得生動形象起來，你的觀點迅速引起聽衆的重視。
五、結語
職場高手都善于使用結構化彙報，有結構的彙報兼具共情力、邏輯力、感染力。爲此，你需要具備換位思考的理念、善用框架、并且能夠創造性的使用可視化工具。
* 文章爲作者獨立觀點，不代表筆記俠立場。
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